20 Nov 2020

Wie Flatfox und VERIT mit Skribble den Mietvertrag digitalisierten

Kira Leuthold

Flatfox und VERIT beschleunigen die Vermietung von Wohnobjekten durch eine nahtlos digitale Abwicklung von Mietverträgen. Hier erfahren Sie, wie die beiden Immobilienunternehmen dieses Ziel gemeinsam mit Skribble erreichten, welche Features dabei besonders hilfreich waren und wie sie die Identifikation der Signierenden lösten.

 

Das Ziel von Flatfox ist kristallklar: Das auf den Schweizer Immobilienmarkt spezialisierte IT-Unternehmen will die Erst- und Wiedervermietung beschleunigen und Immobilienprofis das Leben leichter machen.

 

“Jeder Tag, in dem eine Wohnung leer steht, kostet Geld”, sagt dazu Silvan Spross, Mitgründer von Flatfox. Schneller einen Mieter zu finden und damit die Reduktion von Leerständen sei deshalb das A und O für Immobilienverwaltungen und -bewirtschafter.

 

Digitale Prozesse führen zu mehr Effizienz bei der Vermietung.

Digitale Prozesse führen zu mehr Effizienz bei der Vermietung (Quelle: Flatfox)

 

Auf das Gaspedal drückt Flatfox entlang des gesamten Vermietprozesses. “Schneller zur Anfrage, schneller zur Bewerbung, schneller zur Mietzusage”, beschreibt Silvan Spross den Ansatz.

 

Das Lösungsportfolio reicht vom Inserieren auf dem hauseigenen, kostenlosen Immobilien-Marktplatz über einen Besichtigungs-Planer bis hin zur automatisierten Referenzprüfung.

 

Das fehlende Puzzleteil: Die E-Signatur

Nur ein Bremsklotz hielt sich stur: Papierbasierte Mietverträge. Diese nahmen weiterhin den Umweg über Drucker und Postversand, um beweiskräftig signiert zu werden. Das führte zu hohen Kosten, verzögerten Abschlüssen und Ineffizienzen bei allen Folgeprozessen wie der Archivierung.


Flatfox nahm die Herausforderung an und löste sie erfolgreich mit Skribble.

 

Die E-Signatur war das fehlende Puzzleteil zur Verwirklichung unseres Anspruchs: die nahtlos digitale Abwicklung der Vermietung, von der Ausschreibung bis zum Vertragsabschluss.

Silvan Spross, Mitgründer, Flatfox

 

Silvan Spross sagt weiter: “Uns war von Anfang an klar, dass wir diesen Meilenstein früher oder später in Angriff nehmen würden.”

 

Mit der E-Signatur von Skribble kann Flatfox die Erst- und Wiedervermietung nun komplett digital abwickeln.
Mit der E-Signatur von Skribble kann Flatfox die Erst- und Wiedervermietung nun komplett digital abwickeln (Quelle: Flatfox)

 

Dabei durfte es nicht irgendeine elektronische Signatur sein. Viele Anbieter machten entweder bei der Einfachheit der Nutzung oder bei der Sicherheit Abstriche – ein Kompromiss, den Flatfox nicht eingehen wollte.

 

Für uns kam nur eine Lösung in Frage, die beweiskräftig, auf höchstem Datenschutz-Level und gleichzeitig absolut benutzerfreundlich ist. In anderen Worten: Skribble.

Silvan Spross, Mitgründer, Flatfox

 

Die Features, die Flatfox überzeugte:

  • Via E-Mail zum Signieren einladen
  • Externe brauchen kein Skribble-Konto, um zu signieren
  • Einfache Integration in bestehende Systeme via API

Skribble überzeugte Flatfox. Flatfox überzeugte seine Kunden.

 

Silvan Spross, Co-Founder, Flatfox
Silvan Spross, Co-Founder, Flatfox (Quelle: Flatfox)

 

Nur acht Monate nach Projektstart kam das neue Feature, die E-Signatur, zum ersten Mal zur Anwendung: Die Immobilienbewirtschafterin und Flatfox-Kundin VERIT signierte mit einem Bewerber den ersten elektronischen Mietvertrag.


“Statt einen Papiervertrag per Post senden wir unseren Bewerbern einen Link per E-Mail, über den Sie mit wenigen Klicks signieren können”, so Martin Frei, Chief Digital Officer von VERIT. 

 

Was vorher Tage dauerte, ist heute in Minuten erledigt – auch, wenn drei, vier oder mehr Parteien unterschreiben.

Martin Frei, Chief Digital Officer, VERIT Immobilien AG

 

Mieter und Vermieter erhalten nach geleisteter, elektronischer Unterschrift jeweils ihr digital signiertes Originaldokument.


Die Features, die VERIT überzeugte:

  • Signieren überall möglich, via Desktop oder Smartphone
  • Identifikation der Mieter mit Schweizer Mobilfunknummer aller Anbieter
  • Höchste Sicherheits- und Datenschutz-Standards mit Hosting auf Banken-Level in der Schweiz

Die Kommunikation mit den Mietinteressenten läuft via Flatfox, welche auch die Initialisierung des eMietvertrags umfasst. Die systemübergreifende Moderation der Prozessschritte sowie der Anbindung an das E-Mail-System, das digitale Archiv sowie das ERP-System liegt bei VERIT.

 

Skribble kann nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integriert werden.

Skribble kann nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integriert werden (Quelle: Skribble)

 

Neben dem Signieren von Mietverträgen wickelt VERIT zukünftig auch weitere Prozesse, welche eine Unterschrift benötigen, mit der E-Signatur von Skribble ab. Die Entwicklung ist in vollem Gange.


E-Signatur-Standard und Identifikation:

  • Bewerber: FES, Identifikation via Schweizer Mobilfunknummer
  • VERIT-Mitarbeitende: FES, Identifikation mit Skribbles Service “FES für Business”

Sowohl die Bewerber wie auch VERIT signieren mit dem zweithöchsten E-Signatur Standard, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES).

 

Rein rechtlich gesehen wäre auch eine einfache elektronische Signatur (EES) möglich gewesen. Mietverträge unterliegen keiner Formvorschrift. Flatfox entschied sich für die FES, weil diese eine höhere Beweiskraft aufweist.

Silvan Spross, Mitgründer, Flatfox
 

 

Die für das Signieren mit FES geforderte Identifikation der Signierenden erfolgt im Falle der Bewerbenden automatisch mittels Schweizer Handynummer, welche die Bewerbenden im Signaturprozess angeben.

Die Bewirtschafter und Zeichnungsberechtigten bei VERIT identifizieren sich mittels Unternehmens-E-Mail-Adresse. Das wird möglich durch Skribbles Identifikationsservice FES für Business, mit dem Unternehmen in wenigen Tagen ihre gesamte Mitarbeiterschaft für das Signieren mit FES freischalten können.

 

Martin Frei VERIT

Martin Frei, Chief Digital Officer von VERIT (Quelle: VERIT Immobilien AG)

Über Flatfox:

Flatfox ist ein auf den Schweizer Immobilienmarkt spezialisiertes IT-Unternehmen. Neben dem eigenen, an Inserenten und Mietinteressenten ausgerichteten Immobilien-Marktplatz bietet Flatfox auch selbst entwickelte Dienstleistungen und digitale Produkte für Immobilienbewirtschafter und -verwaltungen an. Zu den Kundenunternehmen zählen unter anderem VERIT, Helvetia Immobilien, PRIVERA AG und BVK.

 

Über VERIT Immobilien AG, Zürich:

«Leidenschaft für Immobilien. Kompetent, unabhängig und agil»
VERIT ist ein Immobilien-Unternehmen, deren Mitarbeitende sich mit viel Know-how und Leidenschaft um Liegenschaften kümmern. Ob Bewirtschaftung, Vermietung, Verkauf oder Sanierung, VERIT bietet alles aus einer Hand – und das seit 60 Jahren. Mitarbeiterzahl: 170 (Stand 2020)

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