18 Mär 2020

Erfolgreiches Home-Office dank digitaler Unterschrift

Luc Lippuner

Der Trend zu mehr Home-Office ist unaufhaltbar

Immer mehr Arbeitgeber erlauben ihren Büro-Mitarbeitenden die Arbeit flexibel von dort aus zu erledigen, wo sie sich gerade befinden – sei dies zu Hause, im Zug oder im Café. Gewisse Unternehmen ermuntern Mitarbeitende gar, diese Freiheit öfter wahrzunehmen. Selbstverständlich geschieht dies nicht nur aus Kulanz und Vertrauen, denn Home-Office kann für Unternehmen auch wirtschaftlich Sinn machen – weniger Angestellte im Büro bedeutet weniger Kosten für Arbeitsplätze, Strom und Kaffee.

Die technischen Fortschritte machen’s möglich – längst gibt es für viele Jobs keinen absolut stichhaltigen Grund mehr, physisch anwesend zu sein. Gratis-Services wie Google Meet-up, Skype oder Whereby machen Video-Meetings mit Screen-Share-Funktion von jeder vernünftigen Internetverbindung aus möglich.

Analoge Prozesse als Herausforderung für mobiles Arbeiten

Tönt alles wunderbar – denn wer hat allen Ernstes etwas dagegen, morgens etwas später aufzustehen, dem Gedränge im ÖV aus dem Weg zu gehen und gemütlich im Pyjama an den Computer zu sitzen?

Die Digitalisierung macht Vieles möglich. Doch Home-Office kommt auch mit Herausforderungen: denn noch gibt es Arbeitsvorgänge, die altbewährten analogen Prozessen folgen. Und spätestens dann, wenn der Abschluss eines Vertrags die handschriftliche Unterschrift des Kollegen, Chefs oder Partners erfordert, stösst die virtuelle Arbeits-Freiheit an ihre Grenzen.

Die Frage, ob ich nun den Gang ins Büro auf mich nehme, nur um eine Unterschrift einzuholen, wird sich früher oder später jedem stellen, der in einem stark regulierten Bereich wie Legal, HR oder Finance tätig ist. Und was tun, wenn der Signierende gerade auf Geschäftsreise im Ausland ist? Eine scheinbare Lappalie wird zur logistischen Herausforderung und zum potenziellen Verschleiss von Arbeitszeit und Geld.

 

Elektronische Signatur ist die logische Konsequenz des mobilen Arbeitens

Dem muss nicht so sein: längst gibt es Lösungen für die digitale Signatur, welche die handschriftliche Unterschrift überflüssig machen. Die rechtliche
Basis für elektronische Signaturen wurde in der Schweiz und der EU bereits vor Jahren gelegt – das Gesetz unterscheidet je nach Vertragsform und Beweiskraft zwischen der

  • einfachen elektronischen Signatur (EES),
  • fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und
  • qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Für all diese E-Signatur-Standards existieren technische Lösungen. Trotzdem hinkt die Praxis in den Unternehmen hinterher. Während sich Produkte der ersten Generation noch durch komplizierte Anwendung, hohe Kosten oder Beschränkung auf einen einzigen Standard auszeichneten, gibt es heute keinen Grund für Vorbehalte mehr.

Das Zürcher TrustTech Skribble hat einen One-Stop-Shop für elektronisches Signieren geschaffen, der so einfach und kostengünstig ist, dass jedes Unternehmen, egal ob KMU oder Grossbetrieb, analoge Signatur-Prozesse einfach digitalisieren kann – und das ganz ohne technisches Know-how, zusätzliche Software oder komplizierte Schnittstellen und selbst dann, wenn das Recht eine handschriftliche Unterschrift verlangt.

 

E-Signing-Plattform von Skribble

Ganz einfach Dokument via Drag & Drop auf die Plattform ziehen, Signierende via E-Mail einladen, selber unterzeichnen und abschicken. In nur wenigen Minuten können Dokumente so von mehreren Parteien unterzeichnet werden – egal, wo sich die einzelnen Signierenden befinden, welches Gerät sie zur Hand haben und welcher Signatur-Standard gerade erforderlich ist.

Einfach visuelle Signatur ins Dokument ziehen, nach Wunsch anpassen und Signatur mit einem Klick anbringen.


Visuelle Signatur als Platzhalter für das unsichtbare Zertifikat

Skribble Signature - Visuelle elektronische Signatur


Die elektronische Signatur besteht aus einem “unsichtbaren elektronischen Zertifikat” eines von der Regierung zertifizierten Anbieters (im Fall von Skribble z. B. Swisscom), das dem PDF-Dokument technisch hinzugefügt wird. Dieses Zertifikat garantiert, dass ein Dokument seit der Signierung nicht mehr verändert wurde. Eine E-Signatur eines höheren Standards mit Zertifikat ist also sicherer als die traditionelle Unterschrift mit dem Kugelschreiber.



Trotzdem besteht seitens Kunde der verständliche Wunsch nach mehr Sichtbarkeit auf dem Dokument. Skribble kommt diesem Wunsch mit dem Feature der visuellen Signatur nach: der Signierende kann der elektronischen Signatur einen Scan oder ein Abbild seiner handschriftlichen Unterschrift ins Signaturfeld des Dokuments einfügen. Diese visuelle Signatur erfüllt keinerlei rechtliche Notwendigkeit, kommt aber dem Wunsch vieler Nutzer nach mehr Personalisierung und alter Gewohnheit nach.



Als Firma ganze Belegschaft sofort on-boarden

Skribble - FES für Business

Es gibt Zeiten, die schnelle Entscheide und eine noch schnellere Umsetzung erfordern. Für Firmen ist daher FES für Business genau das Richtige. Dieser Service ermöglicht es, die gesamte Mitarbeiterschaft sofort fit für die fortgeschrittene elektronische Signatur zu machen. Die Identifikation des Mitarbeitenden bei der Anstellung und die individuell zugeteilte Firmen-E-Mail-Adresse ist das zu Grunde liegende Identifikations-Element.

 

Hier gibt's mehr zu erfahren:


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