19 Jun 2019

Elektronische Unterschrift: so signierst du Arbeitsverträge in der Schweiz rechtsgültig digital

Kira Leuthold

Es ist möglich, Arbeitsverträge rechtskräftig auf digitalem Weg zu signieren.

Das gilt auch für solche, bei denen das Gesetz die Schriftlichkeit erfordert (z.B. Lehrverträge): Die “qualifizierte elektronische Signatur” (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift vor dem Schweizer Gesetz gleichgestellt.


Die qualifizierte elektronische Signatur ist für jede Art Arbeitsvertrag einsetzbar

Das Bundesgesetz über die elektronische Signature (ZertES) unterscheidet verschiedene Level elektronischer Signaturen:

  • Die einfache elektronische Signatur (EES)
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES entspricht der höchsten Stufe. Sie bietet dieselbe Rechtssicherheit wie die handschriftliche Unterschrift. Du kannst sie bedenkenlos für Arbeitsverträge aller Art einsetzen.

 

Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur.

 
Artikel 14 Absatz 2bis des Schweizer Obligationenrechts (OR)

 

Die qualifizierte elektronische Signatur funktioniert mit Handy-Codes statt Namenszügen

Bei der QES wird nicht im herkömmlichen Sinne unterschrieben, also der Schriftzug des Namens unter den Arbeitsvertrag gesetzt. Auch nicht über ein elektronisches Touch-Display, wie man es z.B. beim Entgegennehmen von Postpaketen macht - das ist nicht in jedem Fall rechtlich bindend.

 

Person signiert ein Tablet mit einem StiftDas Unterschreiben auf einem Tablet-Computer wird oft mit einer gesetzlichen elektronischen Signatur verwechselt. © Unsplash

Beim qualifizierten elektronischen Signieren wird dem Dokument ein elektronisches Zertifikat angehängt. Dieses gibt Auskunft über den Signaturzeitpunkt, die Identität des Signierenden und die Integrität des Dokuments. 

 

Technologisch komplex aber einfach in der Anwendung

Der Signierende bemerkt von diesem technologisch komplexen Prozess wenig - vorausgesetzt, er arbeitet mit einer Lösung, die auf hohe Benutzerfreundlichkeit optimiert ist, wie das bei Skribble der Fall ist. 

 

Für die signierende Person sieht der QES-Prozess ungefähr so aus:

  1. Sie liest den Arbeitsvertrag auf dem Bildschirm durch.
  2. Sie ist mit dem Inhalt einverstanden und klickt auf "Signieren".
  3. Sie bestätigt den Signiervorgang auf dem Handy mit einem Code.

Und die Signatur steht.

 

Doppelte Bestätigung als zusätzliche Absicherung

Der dritte Schritt ist notwendig, weil bei der QES aus Sicherheitsgründen eine doppelte Bekräftigung gefordert wird, die sogenannte "Zwei-Faktor-Authentifizierung". Der Prozess ist vergleichbar mit dem Login ins e-Banking. 

 

Man klicket auf ein Mobiletelefon
Der QES-Prozess ist vergleichbar mit dem Login ins E-Banking. © Unsplash

Diese Sicherheitsvorkehrungen schützen sowohl den Arbeitnehmer wie auch den Arbeitgeber, sollte es zum Gerichtsfall kommen.

 

Für Arbeitsverträge ohne Schriftlichkeitserfordernis sind alternative e-Signaturen möglich

Verlangt das Gesetz bei einem Arbeitsvertrag die Schriftlichkeit, kommt in der digitalen Welt nur die QES in Frage. Denn nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift vor dem Gesetz gleichgestellt.

Zu den Arbeitsverträgen mit Schriftlichkeitserfordernis zählen beispielsweise:

  • Lehrverträge
  • Arbeitsverträge, die ein Konkurrenzverbot beinhalten
  • Arbeitsverträge, die geistiges Eigentum regeln

Bei Arbeitsverträgen ohne Schriftlichkeitserfordernis hast du die Wahl.

 

Das Schweizer Vertragsrecht basiert auf Formfreiheit

So basiert das Schweizer Vertragsrecht auf dem Prinzip der Formfreiheit: Wird vom Gesetz keine besondere Form verlangt und haben die Parteien auch keine solche vereinbart, kann ein Arbeitsvertrag auf jegliche Art abgeschlossen werden, beispielsweise mündlich.

 

In der Praxis greifen HR-Abteilungen aber oft auf Vertragsformen zurück, die ein hohes Mass an Überprüfbarkeit bieten. So sind sie im Falle eines Rechtsstreits auf der sicheren Seite. Deshalb werden in der analogen Welt formfreie Arbeitsverträge oft handschriftlich unterschrieben, obwohl das vom Gesetz nicht gefordert wird.

 

facebook und daumenhoch knöpfeEin Arbeitsvertrag ohne Formvorschrift kannst du theoretisch mit einem Daumen-hoch auf Facebook abschliessen. © Unsplash

Dieselben Abwägungen gilt es in der digitalen Welt vorzunehmen: Schreibt das Gesetz keine besondere Form vor, steht es dir frei, den Arbeitsvertrag auf beliebige Weise abzuschliessen:

  • 1-Klick-Einwilligung
  • Unterschreiben auf dem Touch-Display
  • Daumen-Hoch zu einem Facebook-Post

Eine Frage der Beweiskraft

Fechtet eine Vertragspartei den so abgeschlossenen Arbeitsvertrag vor Gericht an, wird es aber schwierig, dessen Gültigkeit zu beweisen. Gefälschte Facebook-Profile gibt es zu Tausenden, und der Klick auf "Einverstanden" kann abgestritten werden.

Folglich musst du bei Arbeitsverträgen ohne Formvorschrift die Vor- und Nachteile der verschiedenen digitalen Willensbekundungen betrachten und eine Risiko-Abwägung vornehmen.

 

Eine gute alternative zur QES für Verträge ohne Formvorschrift ist eine kräftige fortgeschrittene elektronsiche Signatur (FES), wie sie bei Skribble zur Verfügung steht. Die FES ist wie die QES gesetzlich geregelt und hat eine hohe Beweiskraft.  

beweiskraft

Die FES und die QES bei Skribble haben eine hohe respektive sehr hohe Beweiskraft. © Skribble

 

Was auf jeden Fall klar ist: Das Signieren von Arbeitsverträgen auf digitalem Weg ist möglich!

 

Und es spart im HR Zeit und Geld.

 

Und klar ist auch: Mit der QES von Skribble bist du bei jeder Art von Arbeitsvertrag zu 100% abgesichert.

 

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